PROCRASTINACIÓN I

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Procrastinación, parte I, por Felix Soto Morales

por: Felix Soto Morales

Houston, Setiembre del 2008.  El huracán Ike, uno de los más feroces de los últimos años impactaría la ciudad al día siguiente; sin embargo, unas cuantas personas y yo estábamos muy atentos a la clase del software Primavera Risk Analysis cuando aún se llamaba Pertmaster.  Ese día escuché por primera vez la palabra con la que titulo este artículo.  La profesora mencionó la palabra “procrastination” una y otra vez y yo parecía ser el único no entendido.  Aparentemente, las otras seis personas -que eran americanas- sabían perfectamente la definición de la dichosa palabrita.  No podía quedarme con la duda, ¿qué tenía que ver esa palabra con el mencionado software?  En realidad, mucho.

La procrastinación es la acción de dejar de hacer algo importante por hacer algo más placentero. Por ejemplo, ¿alguna vez has hecho algún trabajo pendiente en tu centro de labores muy apresuradamente porque querías salir rápido para ir al cine?  O debes leer un manual técnico para reportar un informe y te dices a tí mismo: “un ratito voy a ver tele” y terminas un par de horas enganchado con alguna película, serie o noticiero.  Eso nos pasa a todos porque la procrastinación es inherente al ser humano.

Una formulación muy interesante derivada de la procrastinación es la siguiente: “El tiempo que le dedicas a las actividades de tu agenda es inversamente proporcional a su grado de importancia”.  ¿No me crees? Te muestro entonces el ejemplo más básico del mundo: estás con tus amigos pasándola bien, pero tienes que ir a tu casa a hacer algunos deberes muy importantes. Lo consideras y dices: “sólo un par de traguitos más y me voy” y te quedaste de largo… Eres un procrastinador!!!

Los artículos que escribo son acerca de control de proyectos, entonces ahora podrías estar preguntándote ¿qué tiene que ver todo esto con el control? Más aún, ¿qué tiene que ver con el dichoso software?

La respuesta está en otra de las derivaciones de la procrastinación, que es: dejar para mañana lo que puedes hacer hoy.  Esta es la famosa Ley del Estudiante. Te dejaron una tarea en la escuela para ser entregada exactamente en siete días, ¿cuándo la hiciste? La gran mayoría, el día seis en la noche.  Solemos dejar las cosas para el último momento.

Este comportamiento humano natural afecta las actividades que uno planifica en un cronograma. Es uno de los motivos del por qué uno debe ser más pesimista que optimista en cuanto a la duración en la ejecución de una actividad.

La Ley del Estudiante no es la única que afecta las actividades en los proyectos, pero es una de las más importantes, ya que tiende a ser el motivo principal por el cual nos consumimos las holguras que tenemos en los proyectos.

En Primavera Risk Analysis, es necesario dar a las actividades tres duraciones: la optimista, la pesimista y la más probable, para modelar la simulación Montecarlo y obtener resultados probabilísticos.

Veamos ahora el efecto de la Ley del Estudiante en un cronograma:

Actividad 1

Duración más probable o determinística: 10 días

Duración optimista: 7 días

Duración pesimista: 13 días

La distribución se vería algo así:

distribución determinística

distribución determinística

Se observa que el área pesimista tiene exactamente el mismo espacio que el área optimista, por lo que se concluye que ambas áreas tienen un 50% de probabilidad de suceder.

distribución probabilística

distribución probabilística

Si tomamos en cuenta la Ley del Estudiante, esta actividad será presionada al pesimismo y se vería como la figura a la derecha:

Esto es es lo que se llama una distribución sesgada.  La probabilidad ahora es mayor en el área pesimista que en el área optimista.

Todas las distribuciones de todas las actividades de un cronograma deben ser sesgadas para una simulación Montecarlo, salvo poquísimas excepciones. Esto proporciona una mejor modelación de la realidad en los cronogramas probabilísticos.

En la segunda parte de este tema, hablaremos de otra de las leyes de la Procrastinación, que también afecta en la elaboración de cronogramas.

DE LO DETERMINÍSTICO… A LO PROBABILÍSTICO

deterministico probabilistico

De lo determinístico a lo probabilístico

Por: Felix Soto Morales

A finales de los años noventa, cuando trabaja para una conocida empresa constructora, escuchaba a algunos gerentes de proyecto decir: “¿para qué hacemos cronograma, si de todas maneras no se va a cumplir?”.  En ese entonces la pregunta tenía sentido para mí, ya que efectivamente, nunca se cumplía lo estipulado en el cronograma, se hacía adelantado o atrasado.  Y si se trataba de costos, lo hacías por debajo del presupuesto ahorrando dinero o perdiéndolo.  La verdad nunca se atinaba.

Las cosas no han cambiado mucho por estos días y todavía hay gerentes que siguen pensando igual.  Sin embargo, ahora ya no estoy de acuerdo con eso. 

Cuando hablamos de proyecciones de costos y plazos, solemos elaborar un modelo basado en entradas que producirán siempre los mismos resultados.  Por ejemplo, si mi mejor estimado para la actividad A es de cinco días y para la actividad B es de tres y su secuencia lógica es una después de otra, entonces mi proyecto tendrá ocho días.  No siete ni nueve, sino ocho días y punto.  El resultado fue determinado por algún rendimiento o alguna experiencia previa en la ejecución de A y B.  Entonces se ha producido un sólo resultado (nuestro mejor estimado), el cual será tomado como referencia a lo largo del proyecto llamándolo línea-base.  Si luego el proyecto acaba en 10 días, pues tendremos a alguien diciendo por ahí: ¡ya ves! No se cumplió el cronograma otra vez.

Recuerde que estamos tratando de predecir el futuro y nadie debería considerarse clarividente para acertar algo con tanta exactitud.  Y es que, en los modelos determinísticos no se contempla la incertidumbre o el principio de azar.  Esto último quiere decir que puede pasar cualquier cosa durante la ejecución de actividades (después lo llamaremos riesgos del proyecto).

cuadro 5 3

Ahora bien, que pasaría si añadimos algo de incertidumbre en dichas actividades; así podríamos anunciar que la Actividad A en el peor de los casos podría acabar en ocho días y en el mejor en tres.  Asimismo, siendo optimistas podemos culminar la actividad B en dos días y pesimistas en cuatro.  Ahora, podríamos decir del resultado -que antes sólo tenía un desenlace- que puede variar entre cinco días (valor optimista) y 12 días (valor pesimista).

Ante este panorama muy pocos apostarían a decir que el proyecto acabará en cinco días, la gran mayoría dirá ocho y los más pesimistas irán por 12.  Entonces, ¿qué valor debo tomar?

Primero, debo decir que ahora tu resultado dejó de ser determinístico (una sola respuesta) y pasó a ser probabilístico.  Es decir que el estimado se encuentra bajo un rango de valores ahora gobernado por las leyes probabilísticas, dado que los diferentes resultados determinados por el azar (luego de varios análisis) forman curvas de probabilidad bajo la cual cada resultado puede ser medido en su grado de confianza.  Citando el ejemplo: el resultado final de cinco días como fin de proyecto tiene muy baja probabilidad de suceder, pero puede suceder, pero nadie colocaría ese resultado ya que no tiene mucha confianza.  Al otro extremo está el resultado de 12 días con una confianza de 100%.  Es decir, el proyecto lo acabo en 12 días de todas maneras.  Sin embargo, este último número puede implicar que no ganes el contrato dado que el cliente no puede esperar tantos días y preferirá aventurarse con alguien que le ofrece menos tiempo aunque con menor confianza.

En un modelo probabilístico se trata de buscar que la incertidumbre sea manejable, no se trata de acertar el resultado.  Así podríamos preguntarnos ¿cuál sería un resultado confiable y aceptable para nuestro cliente?

curva de resultados obtenidos por metacontrol ingenieros

Curva de resultados

En la ilustración de arriba se muestra la curva de probabilidades para las diferentes salidas que puedan suceder.  Usted tendrá que evaluar la confiabilidad del resultado determinístico (ocho días, aprox. 50%) u otro escenario más apropiado para nuestros intereses (ej: 10 días con confianza aprox. de 80%).

En conclusión, un modelo probabilístico nos proporciona la posibilidad de administrar de manera más eficiente la incertidumbre.  En proyectos en donde se maneja los costos y los plazos con modelos probabilísticos, ante la pregunta: ¿cuándo acabamos el proyecto?, o ¿cuánto dinero vamos a ganar, según tus proyecciones? Las respuestas jamas podrán ser una fecha o un monto sino más bien rangos de posibilidades o grados de confianza para una fecha o monto determinado.

Aquellos que hemos dado un paso más allá y hemos pasado de lo determinístico a lo probabilístico, siempre nos preguntamos: ¿Cómo es posible que durante tanto tiempo sólo hayamos usado modelos determinísticos? Sin embargo, en muchas empresas este tema es nuevo aún, sino desconocido.

CERTIFICACIONES PARA SCHEDULERS. PSP vs PMI SP

certificacion PSP PMI

Similitudes y diferencias entre estas dos certificaciones

Por: Felix Soto Morales

Tienes ya algún tiempo elaborando cronogramas, descifrando rutas críticas, nivelando recursos, reduciendo holguras excesivas, verificando lógicas, actualizado líneas base, etc.  Si sabes de lo que estoy hablando, es porque ya tienes experiencia, o lo has aprendido leyendo.  ¡¡¡Eres un Scheduler!!!

Hoy en día existen dos certificaciones muy interesantes para schedulers a las que puedes aplicar para homologar tus conocimientos y ser reconocido a nivel mundial por tu habilidad adquirida.  Se trata del PMI-SP otorgado por el Project Management Institute y se refiere al Título de Scheduling Professional.  El otro es el PSP que se refiere a Planning & Scheduling Professional y se obtiene en la Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE).

Similitudes

Ambos son otorgados por asociaciones reconocidas a nivel mundial aunque debo decir que el PMI es mucho más conocido.  Sin embargo, el AACE está creciendo de una forma vertiginosa comparable a la expansión que tuvo el PMI entre finales de los 90 y principios de los 2000´s.

Los exámenes para acreditar conocimiento y obtener la certificación deseada son online, en inglés y supervisados, tienen casi el mismo costo y ambos deben ser revalidados cada cierto tiempo.  Para dar ambos exámenes es necesario demostrar experiencia de trabajo en programación de obras (Scheduling).

Diferencias

Las diferencias están basadas en la naturaleza de sus promotoras.  El PMI es una institución que promueve el buen gerenciamiento de proyectos, lo cual involucra a todas las áreas, no solamente scheduling.  El AACE es una asociación que nació con especialización en costos y planificación y ahora se va ampliando.  Es decir, mientras el PMI partió de lo general a lo particular, el AACE lo viene haciendo al revés, faltando terminar su proceso (el 2013 se está consolidando todo el tema de gerenciamiento de riesgos de proyectos).

Así, para aprobar exitosamente el examen para PSP necesitas ser todo un especialista, si sólo has trabajado en el área de planificación, pero no has sido un scheduler dedicado, mejor no pierdas tu dinero.  Basta decir que el 30% del examen consiste en explicar un reporte dado (un caso hipotético que asemeja a la realidad de los proyectos) y redactarlo en inglés.  Además no es opcional, si no redactas, no apruebas.  Por otro lado, las preguntas de respuesta múltiple son bastante agudas.  Pues claro, el AACE es especialista en este tema, tienen que hacer alarde de esto, ¿no?

Por otro lado, el examen PMI-SP es enteramente de preguntas con respuesta múltiple y aunque no seas un scheduler especialista (haciendo carrera de esto) tienes la oportunidad de aprobar.  Eso sí, nada viene fácil en este mundo, debes estudiar.

Punto de Vista

Si tuviera que contratar a un scheduler para un proyecto importante, elegiría un PSP antes que un PMI-SP, dado la experiencia asegurada que viene con el certificado.  Sin embargo, las empresas actualmente reconocen ambos certificados como altamente especializados en programación, así que por cualquiera que decidas será de gran beneficio para tu carrera como Scheduler.

Pasando a un plano más local.  En Latinoamérica, sólo las grandes empresas mineras y constructoras saben de la existencia de estos certificados, para la gran mayoría de empresas sólo existe el certificado PMP (Project Management Professional) otorgado por el PMI.  Pero éste es un certificado más amplio que no garantiza en absoluto la especialización en el área de scheduling.

SOY PROGRAMADOR… ¿DEBERÍA CERTIFICAR?

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Es o no importante la certificación para un programador?

Por: Felix Soto Morales

Mi vida educativa y profesional siempre fue marcada por un lema “Aprendes, sabes, entonces lo haces BIEN”.  Traducción simple: “el que sabe, sabe y punto”.  Siguiendo ese dicho durante años en mi mente, siempre me bastó tratar de ser muy bueno en lo que hago sin importarme si tenía o no títulos, diplomas, certificados, etc.  Tan es así, que hasta hace poco no tenía la más mínima idea de donde estaba mi Título otorgado por la Universidad de la que egresé tras cinco años de estudio.  Tampoco tengo ningún certificado de cuanto curso tomé para aprender.  Si alguien me refutaba simplemente ponía el ejemplo : “¿Acaso necesitas tener un certificado para hablar inglés?  Si lo hablas bien, ¿alguien te va a pedir un certificado?” Y claro, es un buen argumento.

Ahora déjenme relatar la importancia de certificarse, llevando el ejemplo a lo que actualmente me dedico.  Como leen líneas arriba, tengo dos certificados importantes en lo que se refiere a consultoría de productos Oracle Primavera.  Hace un par de años, cuando no tenía estos certificados ¿sabía lo mismo?, ¿trabaja en lo mismo?, ¿cobraba lo mismo?.  Las respuestas a esas preguntas son SÍ, SÍ y NO.  Efectivamente, antes cobraba menos, en todo caso no me sentía muy seguro de cobrar lo que cobro ahora.  Los certificados no son sólo un reconocimiento de la entidad que lo emite, sino también ante la sociedad en que nos movemos, pero sobre todo un reconocimiento para nosotros mismos, para sentirnos mejores y para motivarnos.  Creo que ese papelito sirve para darnos cuenta de lo que valemos (laboralmente hablando).

En algunas ocasiones mis alumnos me dicen que quieren obtener mis certificados, lo que les contesto es que lean bien; éstos son para consultores que implementarán Primavera en empresas.  Si quieres ser consultor, bienvenida la competencia; pero si eres un programador que trabaja en una empresa, los certificados que te corresponden y que deberías tener alguno de ellos, son: el PSP Planning & Scheduling Professional, otorgado por el AACE (Asociation for the Advancement of Cost Engineering), un instituto de gran prestigio; o el PMI-SP otorgado por el PMI Project Management Institute que no necesita presentación.  Ambos reconocen al que tiene habilidades en las herramientas de programación más allá del software utilizado.

¿Tienes dudas sobre a cuál aplicar? En un próximo post te explicaré las ventajas y desventajas  entre uno y otro certificado.

PLANNER O SCHEDULER?

article written by felix soto

Planner o Scheduler?

Por: Felix Soto Morales

De los 19 de años que tengo en el mundo de la construcción siempre he escuchado en los diferentes proyectos de muchas empresas constructoras el término planner para referirse a la persona del staff del proyecto que se dedica a elaborar y actualizar el cronograma del proyecto (usualmente Primavera). Y en realidad, este es más bien un scheduler.

Los planner son las personas que tienen en cuenta los objetivos del proyecto y son capaces de identificar cuáles son las actividades necesarias para completarlo (es la parte pensante). Y con actividades no me refiero sólo a las constructivas, sino a qué equipos serán utilizados, qué tecnología, qué fuerza laboral, dónde adquirir los materiales o equipos más relevantes, mejoras de metodologías de trabajo  y un largo etc. ¿Hay realmente un solo planner en el proyecto? Pues no. Empieza a contar: el gerente del proyecto, el jefe de proyecto, el jefe de área, el capataz o jefe de grupo y muchos otros (incluyendo al scheduler) están haciendo constantemente trabajos de planificación.

Ahora bien, el scheduler es la persona que analiza la ruta crítica, coloca restricciones, ve los efectos de los calendarios, prueba la lógica, nivela el cronograma, reporta avance, dibuja las curvas S y los histogramas y otro largo etc. Por supuesto un Scheduler también hace planeamiento, es decir es normalmente también un planner. Sin embargo un planner puede no ser scheduler.

Cuando se busca trabajo en este rubro en el extranjero se suele colocar “planner/scheduler” para buscar la posición de programador. Si colocan solo “planner”, obtendrán resultados de trabajos que no necesariamente están buscando.

Ya lo saben, la próxima vez que busquen un planner, no se confundan y digan que necesitan un scheduler o si lo quieren en español: un programador.