PROJECT EXECUTION PLAN – PEP

Project Execution Plan

Por: Felix Soto Morales

Si les preguntara en este momento qué es el PEP, probablemente muchos responderían que es el famoso entrenador de fútbol “Pep Guardiola”; o si Ud. es conocedor de los mercados financieros, tal vez diría que es el símbolo para referirse a a los stocks que cotiza la empresa Pepsico en la bolsa de Nueva York.  Sin embargo, para los que estamos envueltos en el mundo de los proyectos (sobre todo en minería donde el PEP es esencial) no hay lugar a dudas que dichas siglas se refieren a Project Execution Plan o Plan de Ejecución del Proyecto.

Permítanme contarles una breve historia que jamás me hubiera atrevido a contar, si no fuera por el grado de complicidad que siento con ustedes cuando escribo (debe ser como una especie de terapia o quizás porque no tengo cuenta de Facebook y esta es mi manera de compartir jajaja).

Corría el año 2005, mi primer año como consultor y suena mi teléfono celular.

Yo: Aló?

Interlocutor: Hola, es Metacontrol?

Yo: Sí.

Interlocutor: Que tal, hablo con Felix Soto? Soy “Fulano de Tal” de la minera “Equis”

Yo: Hola Fulano, soy Felix Soto ¿en qué te puedo ayudar?

Interlocutor: Tenemos un proyecto a punto de iniciar y me gustaría saber si nos puedes apoyar con la elaboración del Project Execution Plan.

Yo: Por supuesto, manejo muy bien el Primavera Project Planner, he realizado antes esta tarea en la empresa donde trabajé y de hecho me dedico a capacitar en la elaboración de cronogramas, ¿A qué nivel deseas el cronograma? Nivel 3? Con recursos o sin recursos? Vas a querer reportes de Curvas-S e histogramas? Dependiendo del proyecto me puede tomar hasta una semana.

Interlocutor: (Silencio Total)

Yo: Aló Fulano?

Interlocutor: OK Félix, te llamo luego te parece?

Yo: Ok… espero tu llamada.

Si tú, lector, sabes lo que es el Project Execution Plan, pues de hecho ya te saqué una sonrisa, porque sabes bien el ridículo que hice en esa llamada.  Pero vamos, fue hace 11 años!… ya era hora de contarlo jajaja.

Si por el contrario, no lo sabes, te explico  ¿Qué es el PEP?

El PEP es el medio documentado por el cual el equipo de proyecto pone todos los criterios de éxito necesarios para su entrega y ejecución.  Es un documento del dueño del proyecto. Aquí encontramos metas, estrategias, metodologías y procesos para lograr los propósitos, considerando cualquier limitación impuesta por los stakeholders.  Es un documento tan importante que su desarrollo necesita la aprobación de la alta gerencia.

Algunos puntos importantes del PEP que puedo mencionar son:

  • Alcance del trabajo
  • Objetivos del proyecto
  • Estrategia de contratación
  • Plan de comunicaciones
  • Tecnologías de información
  • Plan de comisionado
  • Gestión de Ingeniería
  • Roles y responsabilidades
  • Salud y seguridad
  • Control de proyectos
  • Presupuestos
  • Cronogramas
  • Procura del proyecto
  • Plan de ejecución de minado (si se trata de proyecto de minería)
  • Sostenibilidad social y medio ambiente
  • Administración del proyecto    procedimientos
  • Financiamiento del proyecto
  • Gestión de calidad
  • Gestión de riesgos

Entonces más allá de proveer una descripción del proyecto para la revisión de la gerencia, el PEP debe delinear la gestión y los parámetros de control para las etapas de ejecución de ingeniería, procura, construcción y comisionado del proyecto propuesto.

Un PEP debe proveer lo siguiente:

  • Seguridad de que no habrá sorpresas para los inversionistas durante la ejecución del proyecto.
  • Dirección clara para el equipo del proyecto durante su ejecución.
  • Transparencia total de la performance del proyecto con respecto del presupuesto y su cronograma.
  • Establecimiento de un sistema de alerta temprana para riesgos.
  • Implementación de un sistema de control del proyecto.
  • Uso de mejores prácticas de gestión de proyectos.
  • Aumento de la capacidad de gestión del dueño (owner) durante la ejecución del proyecto

Como ven, el PEP no es un simple cronograma! y ahora entenderán por qué “Fulano de Tal” nunca me devolvió la llamada.  Un PEP toma meses en ser desarrollado y generalmente es preparado para el owner por grandes empresas consultoras especializadas en ingeniería.

Ahora me queda claro que “Fulano de Tal” quería mi apoyo en la elaboración del cronograma que serviría para el Project Execution Plan (lo cual hoy en día hago muy a menudo), pero al ver mi grado de ignorancia desistió en llamarme.

Lo bueno es que con el paso del tiempo uno tiene la oportunidad de aprender cada vez más, eso es agradable.  Y si después lo puedes enseñar, mucho mejor.  Gracias por leerme.

Más artículos en: www. metacontrol.com.pe/articles.html

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