LES BASES DU PLANNING, C’EST QUOI?

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Par: Felix Soto Morales

Ce document est connu en anglais comme BOS (Basis of Schedule).  C’est le plus important document pour connaître comme à été conçu le planning du projet.

Généralement, il est présenté comme un livrable au client.  Bien qu’il n’y a pas de consensus sur la forme de présenter ce document, je peux vous dire, qu’après plusieurs formes de présentations aux différents clients, qu’il y a des chapitres qui sont répétitif.

Stratégie d’exécution et suppositions

Nous devons décrire brièvement si le projet aura une exécution agressive ou en parallèle.

Description de la stratégie des contrats et principalement faire la description des travaux par zone ou spécialité.

Dates clé du projet

Créer une table avec les étapes les plus importantes du projet.

Le Chemin Critique

Listez et décrivez les activités qui sont dans le chemin critique.  Vous devez faire comprendre le client le chemin le plus long qui sort du calcul du logiciel.

Quelques-uns demandent le deuxième et troisième chemin critique.  Laissez le logiciel faire son devoir.

Calendriers et jours fériés

Citez les différents calendriers ajoutés au projet.  C’est habituel d’utiliser un calendrier pour les activités d’ingénierie et un autre calendrier pour les activités dans l’étape de construction.  Mentionnez aussi les jours fériés pris en compte.

Structure de la codification

Décrivez la codification du WBS du projet et aussi la codification des activités qui seront utiles dans les rapports.

Si vous avez donné quelque intelligence dans le code d’identificateur des activités, vous en devez les expliquer dans ce chapitre.

Quantités

Ajoutez ici les quantités qui ont été utilisées pour calculer les durées des activités.

Restrictions

Si vous avez mis des restrictions dans quelques activités, décrivez les raisons et comment elles impactent sur la logique entre les activités.

Analyse de risques

J’envisage de faire toujours ce chapitre, mais si vous êtes en train de faire le BOS pour la première fois, je vous recommande de ne pas le faire.

Il s’agit d’ajouter les opportunités et les menaces et comment elles impactent sur la durée du projet.

C’est très important d’arriver à une contingence de temps pour le projet.

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LAS BASES DE PROGRAMACIÓN ¿QUÉ SON?

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Por: Felix Soto Morales

Este documento, conocido en inglés como BOS (Basis of Schedule) es el documento más importante para conocer cómo ha sido diseñado el cronograma del proyecto.

Generalmente, es presentado al cliente al igual que un entregable.  Ya que no hay consenso en la forma de presentar este documento, luego de muchas veces de hacerlo para mis clientes, puedo decir que hay capítulos que son repetitivos. Menciono a continuación los más comunes:

Estrategia de ejecución y suposiciones

Debemos describir brevemente si el proyecto será una ejecución agresiva o fast-track.

Describir la estrategia de los contratos y principalmente hacer la descripción de los trabajos por zona o especialidad.

Fechas claves del proyecto

Colocar aquí una tabla con los hitos más importantes del proyecto y sus fechas de ocurrencia.

El Camino Crítico

Hacer la descripción de las actividades que están dentro del camino crítico.  El cliente debe lograr comprender el camino más largo que ha resultado del cálculo del software.

Algunos clientes exigen la explicación de un segundo o tercer camino crítico.  Deje que el software los calcule.

Calendarios y días festivos

Cite los diferentes calendarios añadidos al proyecto.  Es habitual utilizar un calendario para las actividades de ingeniería y otro para las actividades dentro de la etapa de construcción.  Mencionar también los días festivos considerados.

Estructura de código

Describir el código de WBS del proyecto y también el código de las actividades que servirán para los reportes.

Si le han dado alguna inteligencia en el código de identificador de las actividades, lo deberán explicar en este capítulo.

Métricas

Añadir aquí las cantidades que fueron utilizadas para calcular la duración de las actividades.

Restricciones

Si han puesto restricciones en algunas actividades, describir las razones y cómo afectan éstas a la lógica entre las actividades.

Análisis de riesgos

Siempre considero este capítulo, pero si estás haciendo la BOS por primera vez, te recomiendo que lo dejes.

Se trata de añadir las oportunidades y amenazas y cómo éstas afectan a la duración del proyecto.

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EVP – REVISIÓN DE EXAMEN

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Por: Felix Soto Morales

Recién ahora que me ha sido otorgada la certificación como profesional en el Manejo de la Gestión del Valor Ganado, puedo escribir con autoridad acerca de lo necesario para obtener tal certificación.

Primero, debo decir que tuve que presentar el examen una segunda vez.  Sí, me jalaron.  La verdad es que, luego de dar en Santa Cruz, Bolivia, mi examen para PSP (Planning & Scheduling Professional) el cuál aprobé -diría yo sin mucho esfuerzo-, estaba muy confiado.  Me dije a mí mismo que si toda mi vida profesional he manejado este concepto y lo he trabajado en diferentes proyectos, ¿por qué me iría mal?  Así que casi sin prepararme, me lancé.  Con la misma confianza esperé los resultados y cuando llegaron: fueron una bomba a mi autoestima.  Yo?!  Que he dado asesorías de este tema durante tanto tiempo?!  A mí?!  Que he dado conferencias con respecto al manejo de los costos de proyectos con el método de Valor Ganado?.  No, esto no está pasando, debe haber algún error.

Afortunadamente, la AACE International envía a los que rindieron el examen y no aprobaron, un mail posterior mencionando en qué fallaste.  Mi sorpresa fue que en los conceptos teórico-prácticos que se toman a manera de opciones múltiples había aprobado.  Sin embargo, en la parte aplicativa del memorándum había fracasado.

Los de la AACEI no se cansan de anunciar que la parte del memorándum es muy importante y si uno no aprueba esa parte, simplemente no aprueba el examen, por más que haya aprobado la parte de alternativas múltiples.  Es exactamente lo que me sucedió a mí.

Pero, ¿de qué se trata el famoso memo?  Pues es muy simple, es un caso imaginario en donde tú eres el encargado del área de Valor Ganado, puedes ser jefe de Control de Proyectos por ejemplo; y debes reportar a una entidad superior (que puede ser tu jefe o el cliente) aquello que está sucediendo y exponer diferentes soluciones, así como una conclusión para el caso dado.

Parece simple, después de todo, muchos hemos hecho eso durante nuestra vida profesional, no se aleja en nada de lo que es escribir un e-mail.

Entonces ¿qué me pasó?, ¿Por qué fallé?

Un memo o un e-mail dirigido a un cliente es un documento formal.  Efectivamente, yo había escrito mi memorándum (en inglés) como si estuviese conversando con algún amigo de habla inglesa en un bar y con una cerveza en mano.  Mi memo no tenía nada de formalidad, había puesto incluso contracciones típicas del idioma inglés, pero que no deben ser empleadas cuando uno escribe formalmente.  Ese fue mi primer error y me lo observaron.  “No es un inglés profesional”, fue el comentario del AACEI.

El segundo error, y éste no me lo iban a perdonar jamás los revisores del AACEI, es que fui muy desordenado al escribir el memo.  Comencé dando mi punto vista, es decir con la conclusión, mostrando una serie de cálculos y proyecciones, con lo cual pensé que impresionaría.  Grave error.

El memo debe tener una estructura y seguir un patrón parecido al siguiente:

  • Presentar el problema
  • Discutir posibles soluciones
  • Hacer análisis de las posibles soluciones
  • Hacer una recomendación basada en el análisis realizado
  • Cerrar el memo.

Yo creo haber planteado en mi primer examen (el cual desaprobé), alguno de estos elementos, pero definitivamente todo lo puse sin orden o estructura alguna.

Para la segunda vez, fui preparado con esta estructura en mi mente y aun cuando el caso del memo fue muy diferente, tuve éxito.  Así que ahora soy Earned Value Professional acreditado.

Si tú trabajas con esta metodología para controlar tus proyectos, entonces te insto a que rindas el examen y que pertenezcas así a este grupo de especialistas de la gestión de valor ganado.

El mejor de mis deseos!

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THE EXTINCTION OF PRIMAVERA

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By: Felix Soto Morales

the-claw2Two of my major pleasures are: rock and traveling.  As a result, I have attended more than 100 concerts all over the world; the most amazing of them was —no doubt— U2 during his “360º” tour.  Watching a gigantic claw in the middle of a Stadium, was just spectacular.

During that whole two-year tour (2009-2011) around the world, a notorious fact was the sponsorship of BlackBerry.  You could see the advertising panels all over the stadium.

blackberry-vs-iphoneBack then, having a cellphone of that brand was “in fashion”.  While I had an IPhone, my colleagues used to tell me that, as an executive, I must use a BlackBerry; the “others” used IPhone.  Shortly afterwards, RIM, the company that manufactured BlackBerry stopped producing them and withdrew from the consumer market in such way that today we could affirm it has disappeared.  Nowadays it is dedicated to produce software for telephones almost anonymously.

Now, knowing the whole story, I can say that BlackBerry rested on its laurels; It didn’t react to the arrival of a new technology that would rule the world from that moment on: touch-screens.  It’s a whole case-study at universities that even motivated to write books1 .

When it comes to technology, the one who stays behind, who does nothing to go forward, disappears from the market, “au revoir”, “ci vediamo”, “chau”, “goodbye”.

Of course it is easy to say something about a fact that has already happened, as the saying goes: anybody is a Monday morning quarterback.  However, let me give you a forecast: the end of a story that hasn’t yet ended, you choose to believe it or not.  I believe so much in that future that I am getting ready for the change.

Let’s start:

In 1983 Primavera Systems is founded, its BlackBerry …excuse me, its main product was called Primavera Project Planner (P3), a very reliable software and very used in the construction world almost until the end of the first decade of 2000’s. I loved that software.

However, Primavera Systems needed to expand and, as Information Technology field has a lot more projects than Construction, in 1999 they decided to acquire Eagle Ray2, a company that manufactured a software oriented at IT projects, which had essentially two things: many features of P3 and also handled project portfolios, something its P3 didn’t do.  They called this new software —acquired and directed to the IT sector—, “P3e” (e for Enterprise) that evolved during the 2000’s as P3e, P4, P5 and the famous P6 that you are maybe using right now.  In the meanwhile, Primavera Systems left its firstborn P3 to focus on the new P6.  The fame of P3 aimed to construction was capitalized by P6, so, that’s how a software created for IT sector became quickly in the new standard for construction world.  As a matter of fact, I was a part of that change and as provider of the software I encouraged many P3 users to upgrade to P6.

In 2008, the powerful Oracle —with thousands of software in its portfolio— decided to acquire Primavera Systems, which by that time had three important products: P6, of course; Primavera Risk Analysis, result of the acquisition of an english company called Pertmaster; and Contract Management, directed to contracts in construction sector, well known as Expedition.  In that year I was an expert on those three software.

¿What happened with these software after Oracle’s acquisition? Nothing good, one day in 2013 they sent us a statement saying that Contract Management was no longer in use and it would be replaced by other of their acquisitions: the Skyre, better known today as Primavera Unifier.  You could say that from Primavera only the name had left in the contract category, because Unifier has nothing to do with Primavera.

In terms of risks, well, Primavera Risk Analysis —ex Pertmaster— was never updated anymore …excuse me, they changed the logo!  The software is so good, but having eight years without any improvement since it was acquired makes me think a lot.  In fact there was one more change besides the logo, they took away the Macros function, a feature loved by the most expert users of Pertmaster.

And ¿what happened with P6?, this story is more recent: they changed the logos and the database, which passed from SQL to Oracle and then came back to SQL   again because of the number of users that refused to use Oracle databases.  The web side of P6 was remodeled and improved, I have to say, but ¿how many people use the WEB function of P6? So few.

According to my own surveys with Latin-American, European and North American consultants, Professional version, the one you should know, is the most used.  However, this version hasn’t had major changes since 2008, at least none visible to common user, except for the reengineering of icons.  The fact of using or not using now the Java in the internal structure for example, is not of interest for the end user.  We need new features to make our life easier, but after eight (almost nine) years, nothing has happened and I don’t think it will.  Since the software isn’t perfect, at least in the construction world, the most capable users help us to discover how to fix those problems caused by software failures.

rip2What do you think is going to happen with software that has no real upgrades? That the only thing it does is to upgrade its version year after year without making any significant change for the user. What is going to happen when other software appears, actually leaded to construction and improving with each version? Well, here comes my opinion about the future: It will happen the same as Blackberry, it will be lost in time.

Nowadays, at least in Peru, P6 is still in full swing in the construction sector.  While in the past we were just three trainers to this software, now there are tens.  While before only the owners get trained in P6, today more and more contractors do it.  But, you know what? That wave is ending.

As a matter of fact, it’s already happening in other parts of the world, in Asia and Europe this subject is a reality: P6 isn’t the king.  And in North America, when DRMcNatty, one of the best american consulting company specialized in Primavera —I would say in the world—, starts betting on other software, then the subject is more than clear to me: the extinction of Primavera P6 es imminent.

Unfortunately, when it comes to technology, our corner of the planet is always the last to get it.  That’s why a few months ago I decided to represent one of these new software developments, which are captivating the world more and more.  I don’t want to wait for the wave to come alone, I want to attract it.

I recently visited an exhibition in London and I could see they are already on that wave, that ‘s what Expos are for!

Some people can say I’m predicting a black swan3; however, by the reasons exposed, I think it’s not about if change is going to happen here or not, but when.  The sooner we adapt to new tools, the sooner we will upgrade our standard in project controls field.

Project Controls Expo in London was a great opportunity to realize we have the same level of knowledge here.  The difference is the tools they have on hand.

But I will write about the Project Controls Expo in another post.  By now, I’m going to put on my shield against all the critics coming from P6 users for predicting the extinction of the most used planning software nowadays in the construction world.

1 Losing the Signal: The Untold Story Behind the Extraordinary Rise and Spectacular Fall of BlackBerry, by Jacquie McNish and Sean Silcoff

2 The P6 XER Files have this extension because of eXport Eagle Ray

3 The Black Swan theory or theory of events of Black Swan is a metaphor that describes an event that comes as a surprise and has a great impact (generally negative)

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