ASTA POWERPROJECT – CÓDIGOS DE TAREAS

Segundo video de la serie Asta Powerproject, donde se muestra la facilidad para añadir códigos a las tareas, utilizando una característica tan simple como arrastrar y soltar, exclusiva de este software.

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NIVELES Y CLASES DE CRONOGRAMAS

Niveles y clases de cronogramas

Por: Felix Soto Morales

Aunque no hay un consenso absoluto en la manera de catalogar los cronogramas en los proyectos, dado que las clasificaciones pueden variar según la industria en que se les utilice e incluso según las buenas practicas internas que una empresa pueda desarrollar; en el sector de la construcción es muy aceptada la clasificación que a continuación procedo a explicar:

Primero, existen dos formas de categorizar a los cronogramas: Clase y Nivel.  Muchos programadores y project managers están conscientes de los diferentes niveles de programación, siendo que son mencionados en las bases de propuestas y/o contratos.  El nivel no es más que el grado de detalle que se desea en el cronograma.  Así tendremos:

Nivel 1: Usualmente llamado Cronograma de Hitos.  En éste se suelen identificar las fechas relevantes del proyecto, como: inicio/fin de alguna fase, evento o restricción externa importante que pueda afectar al proyecto.  Generalmente, estos cronogramas se preparan para la alta gerencia.

Nivel 2: Conocido con el nombre de Cronograma Resumen.  Se pueden colocar como actividades las fases o disciplinas del proyecto, también elementos relevantes de procura y construcción.  En la práctica, si uno tiene un WBS (Work Breakdown Structure) con cierto nivel de detalle, las barras resumen de estos WBS podrían conformar perfectamente un cronograma de nivel 2.  Los gerentes de proyectos, así como los interesados externos al proyecto son los principales usuarios de este nivel de programación.

Nivel 3: También designado Cronograma de Control.  El detalle de estos cronogramas permite desarrollar la Metodología de la Ruta Crítica (CPM, por sus siglas en inglés) y todos sus cálculos en consecuencia.  Las actividades son programadas a un nivel de detalle que permitan hacer control de campo en términos de avance y consumo de recursos para, posteriormente, evaluar la performance aplicando técnicas de Valor Ganado, por ejemplo.

Nivel 4: Denominado como Cronograma de Detalle.  Su programación se suele hacer fuera de cualquier software de planificación, usualmente es preparado en Excel.  Provee un nivel de detalle suficiente como para coordinar subcontratos o cuadrillas de diferentes disciplinas. También sirve para identificar interferencias, necesidad de recursos detallada, programación del control de calidad, entre otros.  El más conocido de los cronogramas nivel 4 es el Cronograma de Tres Semanas en Adelante o Three week lookahead.

Por otro lado, las clases de cronogramas están referidas al grado de definición que tiene un proyecto.

Es decir, si un cronograma es realizado para un proyecto totalmente definido, entonces se dice que dicho cronograma es de Clase 1.  Y si realizamos un cronograma para un proyecto que recién está siendo definido (fase conceptual) entonces sería de Clase 5.

A continuación, las clases de cronogramas según el grado de definición del proyecto:

clases segun definicion

Casi nunca escuchamos sobre la clase de un cronograma porque la mayoría de personas está envuelta en proyectos definidos casi en su totalidad, es decir de Clase 1.  Y cuando siempre es de la misma clase pues ya no es necesario diferenciarlo de otro, por lo tanto dejamos de mencionarlo.

Y ¿en qué clasificación queda el llamado Project Master Schedule?

Es muy común escuchar este nombre en los proyectos de construcción, sobre todo del lado de los Owners (quienes generaron el proyecto).  El PMS puede ser de cualquier clase y de cualquier nivel, ya que su clasificación parte por ser descriptiva y no entra en la clasificación anteriormente mencionada.  Un PMS normalmente incorpora todos los subproyectos, especialidades, trabajos constructivos o no de un proyecto, para ser controlados como una unidad.

En otras palabras contiene todas las actividades que constituyen la totalidad del proyecto y no sólo las actividades correspondientes a una disciplina o contratista.  Ejemplo: si soy contratado para hacer una carretera en donde el Owner es el Estado, entonces es posible que el Estado maneje un PMS que contiene permisos, estudios de impacto ambiental, coordinaciones con las gobiernos municipales o regionales que son afectados por la nueva carretera, etc.  Yo como constructor sólo tengo un alcance del proyecto, talvez el principal y el que se lleva la mayoría del presupuesto, pero definitivamente no todo el proyecto.

Fuente: Prácticas Recomendadas del AACEI Nº 37R-06 y 27R-03

DE LO DETERMINÍSTICO… A LO PROBABILÍSTICO

deterministico probabilistico

De lo determinístico a lo probabilístico

Por: Felix Soto Morales

A finales de los años noventa, cuando trabaja para una conocida empresa constructora, escuchaba a algunos gerentes de proyecto decir: “¿para qué hacemos cronograma, si de todas maneras no se va a cumplir?”.  En ese entonces la pregunta tenía sentido para mí, ya que efectivamente, nunca se cumplía lo estipulado en el cronograma, se hacía adelantado o atrasado.  Y si se trataba de costos, lo hacías por debajo del presupuesto ahorrando dinero o perdiéndolo.  La verdad nunca se atinaba.

Las cosas no han cambiado mucho por estos días y todavía hay gerentes que siguen pensando igual.  Sin embargo, ahora ya no estoy de acuerdo con eso. 

Cuando hablamos de proyecciones de costos y plazos, solemos elaborar un modelo basado en entradas que producirán siempre los mismos resultados.  Por ejemplo, si mi mejor estimado para la actividad A es de cinco días y para la actividad B es de tres y su secuencia lógica es una después de otra, entonces mi proyecto tendrá ocho días.  No siete ni nueve, sino ocho días y punto.  El resultado fue determinado por algún rendimiento o alguna experiencia previa en la ejecución de A y B.  Entonces se ha producido un sólo resultado (nuestro mejor estimado), el cual será tomado como referencia a lo largo del proyecto llamándolo línea-base.  Si luego el proyecto acaba en 10 días, pues tendremos a alguien diciendo por ahí: ¡ya ves! No se cumplió el cronograma otra vez.

Recuerde que estamos tratando de predecir el futuro y nadie debería considerarse clarividente para acertar algo con tanta exactitud.  Y es que, en los modelos determinísticos no se contempla la incertidumbre o el principio de azar.  Esto último quiere decir que puede pasar cualquier cosa durante la ejecución de actividades (después lo llamaremos riesgos del proyecto).

cuadro 5 3

Ahora bien, que pasaría si añadimos algo de incertidumbre en dichas actividades; así podríamos anunciar que la Actividad A en el peor de los casos podría acabar en ocho días y en el mejor en tres.  Asimismo, siendo optimistas podemos culminar la actividad B en dos días y pesimistas en cuatro.  Ahora, podríamos decir del resultado -que antes sólo tenía un desenlace- que puede variar entre cinco días (valor optimista) y 12 días (valor pesimista).

Ante este panorama muy pocos apostarían a decir que el proyecto acabará en cinco días, la gran mayoría dirá ocho y los más pesimistas irán por 12.  Entonces, ¿qué valor debo tomar?

Primero, debo decir que ahora tu resultado dejó de ser determinístico (una sola respuesta) y pasó a ser probabilístico.  Es decir que el estimado se encuentra bajo un rango de valores ahora gobernado por las leyes probabilísticas, dado que los diferentes resultados determinados por el azar (luego de varios análisis) forman curvas de probabilidad bajo la cual cada resultado puede ser medido en su grado de confianza.  Citando el ejemplo: el resultado final de cinco días como fin de proyecto tiene muy baja probabilidad de suceder, pero puede suceder, pero nadie colocaría ese resultado ya que no tiene mucha confianza.  Al otro extremo está el resultado de 12 días con una confianza de 100%.  Es decir, el proyecto lo acabo en 12 días de todas maneras.  Sin embargo, este último número puede implicar que no ganes el contrato dado que el cliente no puede esperar tantos días y preferirá aventurarse con alguien que le ofrece menos tiempo aunque con menor confianza.

En un modelo probabilístico se trata de buscar que la incertidumbre sea manejable, no se trata de acertar el resultado.  Así podríamos preguntarnos ¿cuál sería un resultado confiable y aceptable para nuestro cliente?

curva de resultados obtenidos por metacontrol ingenieros

Curva de resultados

En la ilustración de arriba se muestra la curva de probabilidades para las diferentes salidas que puedan suceder.  Usted tendrá que evaluar la confiabilidad del resultado determinístico (ocho días, aprox. 50%) u otro escenario más apropiado para nuestros intereses (ej: 10 días con confianza aprox. de 80%).

En conclusión, un modelo probabilístico nos proporciona la posibilidad de administrar de manera más eficiente la incertidumbre.  En proyectos en donde se maneja los costos y los plazos con modelos probabilísticos, ante la pregunta: ¿cuándo acabamos el proyecto?, o ¿cuánto dinero vamos a ganar, según tus proyecciones? Las respuestas jamas podrán ser una fecha o un monto sino más bien rangos de posibilidades o grados de confianza para una fecha o monto determinado.

Aquellos que hemos dado un paso más allá y hemos pasado de lo determinístico a lo probabilístico, siempre nos preguntamos: ¿Cómo es posible que durante tanto tiempo sólo hayamos usado modelos determinísticos? Sin embargo, en muchas empresas este tema es nuevo aún, sino desconocido.