PROCRASTINACIÓN II: LA LEY DE PARKINSON

Procrastinacion II parte. Por Felix Soto Morales

Procrastinación – II Parte. La ley de Parkinson

Por: Felix Soto Morales

Ya habíamos hablado en el post anterior, llamado Procrastinación I, que este término se refiere a la preferencia de hacer cosas placenteras antes de hacer las que verdaderamente importan.  Así, nos habíamos referido a la “Ley del Estudiante” (tal vez deberías regresar al artículo publicado en junio del 2015, antes de seguir leyendo).

Pues ahora me voy a referir a la Ley Madre de la Procrastinación y que engloba a la “Ley del Estudiante”: se llama la “Ley de Parkinson”.

De hecho esta ley es tan importante, que en 1957 se publicó un libro que se convirtió en best seller de la época.  Su autor: Cyril Northcote Parkinson.

Aún recuerdo allá por el año 1997, a un amigo -que hoy se encuentra en el Medio Oriente planificando proyectos- tratando de explicarnos a un grupo de novatos, futuros planificadores o controladores de proyectos, acerca de dicha ley.  Él hacía temblar su mano para referirse a Parkinson, aunque debo recalcar que no tiene nada que ver con el mal degenerativo descubierto por James Parkinson, llamado comúnmente Mal de Parkinson.

La “Ley de Parkinson” postula que: el trabajo se expande hasta completar el tiempo disponible para que se termine.  Por ejemplo, si tienes una tarea específica que hacer y te dan dos horas para hacerla, pues te tomarás las dos horas aún cuando puedes hacerla sólo en una.  Extrapolando esta ley a otros campos, podríamos decir:

Sientes que nunca ganas suficiente, ya que tus gastos se expandirán hasta alcanzar el nivel de tus ingresos.  Estoy seguro que lo sientes cada fin de mes después de tu paga.

Siempre te falta espacio, el lugar donde guardas cosas en tu casa o departamento siempre te queda corto.

¿A qué se debe esto?

Según la Ley de Parkinson, se debe a que esos espacios (tiempo, dinero o ambiente, según los ejemplos expuestos) se llenan con trivialidades: Tu depósito se llena con cosas que posiblemente nunca necesitarás.  Cuando te incrementan el sueldo empiezas a gastar en cosas que antes no eran siquiera una posibilidad, como viajes, almuerzos fuera de casa, compra de un auto nuevo o más moderno, regalitos para la familia, etc.  Sabes exactamente a lo que me refiero porque nos sucede a todos.

En cuanto al tiempo es lo mismo: Si nos dan un plazo de dos horas para determinada labor, a pesar que podemos hacerla en una, nos tomaremos las dos horas.  Así, durante ese plazo podemos tomarnos un cafecito, darle una ojeada a las noticias del periódico, o ver un rato las notificaciones de nuestro Facebook.

Es por este motivo que la Ley de Parkinson es también conocida como la Ley de la Trivialidad.

Esta ley es tan importante en el mundo de la planificación, que sobre esta base se realiza por ejemplo toda una metodología conocida como Cadena Crítica (no confundir con Ruta Crítica) postulada por Eliyahu Goldratt en 1997.  Esta teoría, entre otras cosas, nos dice que en los cronogramas tradicionales hay por lo menos un 30% de tiempo en exceso.  Para hablarlo de una manera corta y no extenderme en este tema en particular, la metodología de Goldratt indica que debes reducir en un 30% el tiempo de tus proyectos (cronograma sin trivialidades) y ese tiempo que has reducido debes controlarlo.  El llama a ese tiempo extra: buffer, otros lo podríamos llamar holgura del proyecto.

Diferencia entre un cronograma original y uno con holgura o "buffer"

Diferencia entre un cronograma original y uno con holgura o “buffer”

Pero este artículo no es acerca de la Cadena Crítica sino de la Ley de Parkinson, pues es evidente que está probada su importancia en el mundo de la planificación.

¿Se puede vencer a la Ley de Parkinson?

Muchos dicen que sí.  El método de la Cadena Crítica es una forma de hacerlo.  Y si los ves de manera sencilla, es simplemente hacer lo importante y quitar la trivialidad.

En tu vida personal también hay formas de hacerle frente a la Ley de Parkinson y dejar una vida procrastinadora.

¿Te has dado cuenta cuántas veces en la semana le has dicho a alguien “no tengo tiempo” o “estoy ocupado”? ¿Te lo han dicho a ti?  Eso es sólo síntoma de estar procrastinando.  Intenta atender a esa persona y sé consciente de que siempre tienes algo de tiempo, aún cuando estás en horario de trabajo.

Llénate de retos, escribe los objetivos que tienes en mente y ponles fecha límite para cumplirlos.  Prohibido los deseos sin plazo, esos generalmente no se cumplen.  Pero si esos deseos son convertidos en una serie de tareas pequeñas con fecha definida para lograr tu objetivo, verás cómo cada día te acercas a tu deseo e incluso puedes medir su avance. Recuerda que si las fechas que te impones para cada tarea no son un reto para ti, entonces estarás cayendo en procrastinación.

Cuando veas que te estás acercando a tu objetivo o cumpliendo en fecha tus tareas, recompénsate.  Algo sencillo será suficiente, tal vez un placer culposo (el mío es un delicioso pie de manzana).

Recuerda que todos los días tienes tiempo para almorzar y dormir.  Asimismo tienes tiempo para todas las cosas importantes que te propongas.  Deja de decir “no tengo tiempo”.

Sí lo tienes, siempre, incluso para leer este artículo durante el horario de trabajo.

Advertisements

PROCRASTINACIÓN I

procrastinacion, articulos de metacontrol

Procrastinación, parte I, por Felix Soto Morales

por: Felix Soto Morales

Houston, Setiembre del 2008.  El huracán Ike, uno de los más feroces de los últimos años impactaría la ciudad al día siguiente; sin embargo, unas cuantas personas y yo estábamos muy atentos a la clase del software Primavera Risk Analysis cuando aún se llamaba Pertmaster.  Ese día escuché por primera vez la palabra con la que titulo este artículo.  La profesora mencionó la palabra “procrastination” una y otra vez y yo parecía ser el único no entendido.  Aparentemente, las otras seis personas -que eran americanas- sabían perfectamente la definición de la dichosa palabrita.  No podía quedarme con la duda, ¿qué tenía que ver esa palabra con el mencionado software?  En realidad, mucho.

La procrastinación es la acción de dejar de hacer algo importante por hacer algo más placentero. Por ejemplo, ¿alguna vez has hecho algún trabajo pendiente en tu centro de labores muy apresuradamente porque querías salir rápido para ir al cine?  O debes leer un manual técnico para reportar un informe y te dices a tí mismo: “un ratito voy a ver tele” y terminas un par de horas enganchado con alguna película, serie o noticiero.  Eso nos pasa a todos porque la procrastinación es inherente al ser humano.

Una formulación muy interesante derivada de la procrastinación es la siguiente: “El tiempo que le dedicas a las actividades de tu agenda es inversamente proporcional a su grado de importancia”.  ¿No me crees? Te muestro entonces el ejemplo más básico del mundo: estás con tus amigos pasándola bien, pero tienes que ir a tu casa a hacer algunos deberes muy importantes. Lo consideras y dices: “sólo un par de traguitos más y me voy” y te quedaste de largo… Eres un procrastinador!!!

Los artículos que escribo son acerca de control de proyectos, entonces ahora podrías estar preguntándote ¿qué tiene que ver todo esto con el control? Más aún, ¿qué tiene que ver con el dichoso software?

La respuesta está en otra de las derivaciones de la procrastinación, que es: dejar para mañana lo que puedes hacer hoy.  Esta es la famosa Ley del Estudiante. Te dejaron una tarea en la escuela para ser entregada exactamente en siete días, ¿cuándo la hiciste? La gran mayoría, el día seis en la noche.  Solemos dejar las cosas para el último momento.

Este comportamiento humano natural afecta las actividades que uno planifica en un cronograma. Es uno de los motivos del por qué uno debe ser más pesimista que optimista en cuanto a la duración en la ejecución de una actividad.

La Ley del Estudiante no es la única que afecta las actividades en los proyectos, pero es una de las más importantes, ya que tiende a ser el motivo principal por el cual nos consumimos las holguras que tenemos en los proyectos.

En Primavera Risk Analysis, es necesario dar a las actividades tres duraciones: la optimista, la pesimista y la más probable, para modelar la simulación Montecarlo y obtener resultados probabilísticos.

Veamos ahora el efecto de la Ley del Estudiante en un cronograma:

Actividad 1

Duración más probable o determinística: 10 días

Duración optimista: 7 días

Duración pesimista: 13 días

La distribución se vería algo así:

distribución determinística

distribución determinística

Se observa que el área pesimista tiene exactamente el mismo espacio que el área optimista, por lo que se concluye que ambas áreas tienen un 50% de probabilidad de suceder.

distribución probabilística

distribución probabilística

Si tomamos en cuenta la Ley del Estudiante, esta actividad será presionada al pesimismo y se vería como la figura a la derecha:

Esto es es lo que se llama una distribución sesgada.  La probabilidad ahora es mayor en el área pesimista que en el área optimista.

Todas las distribuciones de todas las actividades de un cronograma deben ser sesgadas para una simulación Montecarlo, salvo poquísimas excepciones. Esto proporciona una mejor modelación de la realidad en los cronogramas probabilísticos.

En la segunda parte de este tema, hablaremos de otra de las leyes de la Procrastinación, que también afecta en la elaboración de cronogramas.