ACTIVITY ID – INTELLIGENCE IN SCHEDULES

activity-id

By: Felix Soto Morales

Several months ago, I started to write these posts (articles or however you might call them) in order to help people involved in Project Controls to improve their jobs in the construction sector, which is the one I am involved into.  Sharing knowledge is one of the things I really enjoy.  I didn’t know this, months ago.

I realized during these months that english speakers are more interested in these technical topics than spanish speakers. This is why -and in spite of my limited english (IELTS average 7, not too bad really)- I have decided to start writing my posts in english.  I wish this don’t represent a problem for our friends who have enjoyed the posts in spanish until today.

Now let’s get into this week’s topic: The use or not of intelligent activity IDs.

First of all, what is to give intelligence to an activity ID?

The identifier of the activity could be a number or group of characters alphanumeric or not. We say there is no intelligence for example in the table below:

activity-id-1

Notice that in this list, the activity ID is just a sequence of numbers, the increment could be 1 or 10, but still without meaning for the schedule.  It tells us nothing.

Now, let’s make a little but significant change:

activity-id-2

Although the logic and the structure of the schedule is the same (same finish date, logic, constraints, critical path, etc.); now, it is possible to understand through the activity ID what it is about.

In this case for example, the first three digits means the phase of the project:

ENG for Engineering

PRO for Procurement

CON for Construction

COM for Commissioning

The next three digits have a meaning also and they refers to the speciality:

ARC for Architectural

CIV for Civil

MEC for Mechanical

GEN for General

The next digits don’t have any meaning in the activity ID, they are just numbers sequenced.

But… How is this helpful?

The view or layout most used when presenting schedules is -with no doubt- the grouping by WBS.  Sometimes, when the schedulers want to point out something else, they use activity codes in order to have other alternatives for grouping.  For example, if your WBS structure that does not contain speciality, you can add an activity code called “speciality” and add their values to each activity and then group.  However, sometimes the layout requires a “clean” presentation, with no much grouping as could be one for analyze the critical path or grouping for activities to do each week.  In these cases, is important to identify and recognize the activity, and having a good ID is beneficial.

Another use for well defined Activity IDs, for me, is when I’m tracing the logic of activities, I prefer to use the network view (sometimes called Pert view) where you can only view the “box” that represent the activity.  It becomes easy to trace the logic in this layout especially when you recognize the activity very well.

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Finally, remember the importance of the activity IDs in most softwares, it is unique, it is the index from which all the other data join: start and finish dates, durations, costs, logic, calendars and so on.  This ID becomes the “security social number” of the activity and every thing is related to it. Having intelligence in the ID is not mandatory but very helpful.

Thank you so much, and take a look at our website for other posts or tutorials.

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THE EXTINCTION OF PRIMAVERA

the-extinction-of-primavera

By: Felix Soto Morales

the-claw2Two of my major pleasures are: rock and traveling.  As a result, I have attended more than 100 concerts all over the world; the most amazing of them was —no doubt— U2 during his “360º” tour.  Watching a gigantic claw in the middle of a Stadium, was just spectacular.

During that whole two-year tour (2009-2011) around the world, a notorious fact was the sponsorship of BlackBerry.  You could see the advertising panels all over the stadium.

blackberry-vs-iphoneBack then, having a cellphone of that brand was “in fashion”.  While I had an IPhone, my colleagues used to tell me that, as an executive, I must use a BlackBerry; the “others” used IPhone.  Shortly afterwards, RIM, the company that manufactured BlackBerry stopped producing them and withdrew from the consumer market in such way that today we could affirm it has disappeared.  Nowadays it is dedicated to produce software for telephones almost anonymously.

Now, knowing the whole story, I can say that BlackBerry rested on its laurels; It didn’t react to the arrival of a new technology that would rule the world from that moment on: touch-screens.  It’s a whole case-study at universities that even motivated to write books1 .

When it comes to technology, the one who stays behind, who does nothing to go forward, disappears from the market, “au revoir”, “ci vediamo”, “chau”, “goodbye”.

Of course it is easy to say something about a fact that has already happened, as the saying goes: anybody is a Monday morning quarterback.  However, let me give you a forecast: the end of a story that hasn’t yet ended, you choose to believe it or not.  I believe so much in that future that I am getting ready for the change.

Let’s start:

In 1983 Primavera Systems is founded, its BlackBerry …excuse me, its main product was called Primavera Project Planner (P3), a very reliable software and very used in the construction world almost until the end of the first decade of 2000’s. I loved that software.

However, Primavera Systems needed to expand and, as Information Technology field has a lot more projects than Construction, in 1999 they decided to acquire Eagle Ray2, a company that manufactured a software oriented at IT projects, which had essentially two things: many features of P3 and also handled project portfolios, something its P3 didn’t do.  They called this new software —acquired and directed to the IT sector—, “P3e” (e for Enterprise) that evolved during the 2000’s as P3e, P4, P5 and the famous P6 that you are maybe using right now.  In the meanwhile, Primavera Systems left its firstborn P3 to focus on the new P6.  The fame of P3 aimed to construction was capitalized by P6, so, that’s how a software created for IT sector became quickly in the new standard for construction world.  As a matter of fact, I was a part of that change and as provider of the software I encouraged many P3 users to upgrade to P6.

In 2008, the powerful Oracle —with thousands of software in its portfolio— decided to acquire Primavera Systems, which by that time had three important products: P6, of course; Primavera Risk Analysis, result of the acquisition of an english company called Pertmaster; and Contract Management, directed to contracts in construction sector, well known as Expedition.  In that year I was an expert on those three software.

¿What happened with these software after Oracle’s acquisition? Nothing good, one day in 2013 they sent us a statement saying that Contract Management was no longer in use and it would be replaced by other of their acquisitions: the Skyre, better known today as Primavera Unifier.  You could say that from Primavera only the name had left in the contract category, because Unifier has nothing to do with Primavera.

In terms of risks, well, Primavera Risk Analysis —ex Pertmaster— was never updated anymore …excuse me, they changed the logo!  The software is so good, but having eight years without any improvement since it was acquired makes me think a lot.  In fact there was one more change besides the logo, they took away the Macros function, a feature loved by the most expert users of Pertmaster.

And ¿what happened with P6?, this story is more recent: they changed the logos and the database, which passed from SQL to Oracle and then came back to SQL   again because of the number of users that refused to use Oracle databases.  The web side of P6 was remodeled and improved, I have to say, but ¿how many people use the WEB function of P6? So few.

According to my own surveys with Latin-American, European and North American consultants, Professional version, the one you should know, is the most used.  However, this version hasn’t had major changes since 2008, at least none visible to common user, except for the reengineering of icons.  The fact of using or not using now the Java in the internal structure for example, is not of interest for the end user.  We need new features to make our life easier, but after eight (almost nine) years, nothing has happened and I don’t think it will.  Since the software isn’t perfect, at least in the construction world, the most capable users help us to discover how to fix those problems caused by software failures.

rip2What do you think is going to happen with software that has no real upgrades? That the only thing it does is to upgrade its version year after year without making any significant change for the user. What is going to happen when other software appears, actually leaded to construction and improving with each version? Well, here comes my opinion about the future: It will happen the same as Blackberry, it will be lost in time.

Nowadays, at least in Peru, P6 is still in full swing in the construction sector.  While in the past we were just three trainers to this software, now there are tens.  While before only the owners get trained in P6, today more and more contractors do it.  But, you know what? That wave is ending.

As a matter of fact, it’s already happening in other parts of the world, in Asia and Europe this subject is a reality: P6 isn’t the king.  And in North America, when DRMcNatty, one of the best american consulting company specialized in Primavera —I would say in the world—, starts betting on other software, then the subject is more than clear to me: the extinction of Primavera P6 es imminent.

Unfortunately, when it comes to technology, our corner of the planet is always the last to get it.  That’s why a few months ago I decided to represent one of these new software developments, which are captivating the world more and more.  I don’t want to wait for the wave to come alone, I want to attract it.

I recently visited an exhibition in London and I could see they are already on that wave, that ‘s what Expos are for!

Some people can say I’m predicting a black swan3; however, by the reasons exposed, I think it’s not about if change is going to happen here or not, but when.  The sooner we adapt to new tools, the sooner we will upgrade our standard in project controls field.

Project Controls Expo in London was a great opportunity to realize we have the same level of knowledge here.  The difference is the tools they have on hand.

But I will write about the Project Controls Expo in another post.  By now, I’m going to put on my shield against all the critics coming from P6 users for predicting the extinction of the most used planning software nowadays in the construction world.

1 Losing the Signal: The Untold Story Behind the Extraordinary Rise and Spectacular Fall of BlackBerry, by Jacquie McNish and Sean Silcoff

2 The P6 XER Files have this extension because of eXport Eagle Ray

3 The Black Swan theory or theory of events of Black Swan is a metaphor that describes an event that comes as a surprise and has a great impact (generally negative)

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POKEMON GO (Español)

Pokemon Go

Por: Felix Soto Morales

Esta no es una historia acerca del juego

Poke_BallMi hija Alejandra es fanática de todo lo relacionado con Pokemon.  Lo es tanto que, cuando estuvimos en Tokio por primera vez, uno de los primeros lugares a visitar fue el Pokemon Center Mega, la tienda temática de este juego más grande de Tokio y del mundo.  No soy fan de Pokemon, de hecho me aburre un poco el tema, pero debo decir que el estar en ese sitio rodeado por tantos fans provenientes de diferentes países, me hizo introducirme por un momento en ese mundo y aprendí que en este juego hay que batallar con otras personas llamadas “entrenadores”; y para tener mayores posibilidades de éxito uno debe tener sus mejores Pokemon a la mano.

Pues bien, así como en ese mundo ficticio uno debe tener sus mejores exponentes para ganar, en mi vida profesional yo también debo tener mis ases bajo la manga que me permitan ser mejor en mi trabajo.  Si me has leído anteriormente, sabrás que me dedico al control de proyectos, principalmente en el mundo de la ingeniería y construcción.

Así que ¿cuáles son los “Pokemon” con los que me voy a enfrentar al mundo del control de proyectos en el futuro?  Por supuesto que ya he decidido mis armas, aquellas que probablemente me hagan ser un mejor consultor y por qué no, incluso hasta ser mejor remunerado.

A continuación les muestro mis Pokemon para el 2016 en adelante, con una breve descripción:

1) Project Controls Expo:  Es una convención de “entrenadores Pokemon” que se viene dando en Londres desde el 2011 y sirve para reunir a muchos gurús en materia de control de proyectos y también a los mejores softwares del rubro.  Este año se llevará a cabo el 16 de Noviembre en el estadio del conocido club de fútbol inglés Arsenal.  Hace tiempo que vengo deseando ir y después de cinco años de evolución, esta vez estaré ahí para nutrirme de invaluable conocimiento.  Creo que esta Expo vale la pena para capacitarme, enterarme qué hace el otro lado del mundo con respecto al control de sus proyectos y mantenerme a la vanguardia.

2) Asta Powerproject: La casa de este Pokemon también es Inglaterra, sin embargo el software ya se ha extendido por toda Asia, Europa y recientemente ha sido visto en Norteamérica.  Asta Powerproject es un software que cumple con ser tan versátil como MS Project, pero puede cumplir con las exigencias que trae Primavera P6.  Seguro que en los años venideros llegará a Sudamérica.  Si a eso le agregamos que el software también puede hacer Building Information Modeling, comúnmente llamado BIM, así como la programación de trenes de trabajo de una manera exageradamente fácil, entonces sólo hay que esperar un poco para tenerlo en nuestras manos.

Charizard3) Safran Risk: Este Pokemon es mi “exterminador”, algo así como un “Charizard” o un “Mewtwo”, dos de los Pokemon más fuertes que pueda recordar y con los que todos quieren pelear por su gran poder.  Safran Risk viene de Noruega y pretende ser el nuevo estándar en cuanto a gestión cuantitativa de riesgos para cronogramas.  En otras palabras, viene a exterminar la supremacía de Primavera Risk Analysis.  ¿Cómo lo piensa hacer? Nada más y nada menos que con su simpleza, sólo tienes que seguir los pasos uno a uno para hacer tu análisis cuantitativo de riesgos.  Dicen por ahí que no necesita de entrenamiento debido a su sencillez.  Ya no se necesitará expertos en softwares tan complejos.

Bien, esos son mis Pokemon para este año y en los próximos posts trataré de describirlos con mayor detalle.  Y ¿cuáles son los tuyos? … atrápalos ya!

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ACELERANDO PROYECTOS

Post del Ing. Felix Soto Morales: Acelerando proyectos

Por: Felix Soto Morales

Acelerar un proyecto significa acortar la duración normal del cronograma, de tal manera que se propone una alternativa con menos tiempo del declarado en la línea base original.

Casi siempre, los ingenieros pensamos que se necesita una aceleración cuando se está atrasado; sin embargo, esto no siempre es así.

¿Por qué tener la necesidad de acelerar un proyecto?

A continuación los motivos principales:

  1. La fecha final “normal” del contratista no coincide con la fecha final impuesta por el dueño del proyecto.  Incluso antes de presupuestar se sabe que no se puede llegar a la fecha requerida en condiciones normales, por lo tanto se requiere de una aceleración para cumplir con la fecha impuesta.
  2. Después de haber completado cierto avance, el contratista se da cuenta de que está atrasado y no va a poder cumplir con la fecha de fin requerida.  Las penalidades pueden hacerse efectivas de no llegar a la fecha final original y se presenta un cronograma de recuperación.
  3. En algunos contratos existen incentivos monetarios por acabar anticipadamente con el proyecto.
  4. A veces, cuando el constructor tiene varios proyectos en cartera, le es conveniente acabar mas rápido incluso a costa suya y sin incentivos— para poder movilizarse rápido a otro proyecto más lucrativo.  La escasez de profesionales es un punto crítico en coyunturas de mucha demanda.

¿Cuáles son las estrategias utilizadas para acelerar un cronograma?

  1. Revisar detalladamente el cronograma.  Aunque usted no lo crea, a veces la aceleración se produce simplemente porque el cronograma original estaba lleno de errores como lógica mal definida o restricciones que nunca se validaron.  

Una falla típica es considerar relaciones tipo FS (Fin-Inicio) cuando una relación SS (Inicio-Inicio) seguida de un lag corto puede funcionar en la metodología a utilizar en el campo.  Con esto, Ud. puede ahorrar varios días, si hace los cambios necesarios sobre la ruta crítica.  Los programadores conocemos esta técnica como: “traslape de actividades”.

2. Fast-Track.  Este término se refiere a iniciar la construcción aún cuando el diseño o ingeniería todavía no han sido terminados del todo.  Esta es una decisión que se toma con el dueño del proyecto y el responsable de la ingeniería del proyecto, ya que—en ocasiones— suelen presentarse necesidades adicionales mientras se va ejecutando el proyecto.

3. Hacer estudios de Ingeniería de Valor y Constructabilidad.  Value Engineering o Ingeniería de Valor se realiza en la etapa de planificación del proyecto, para dar diferentes alternativas de diseño que impactarán en el costo, programación y uso de materiales en el proyecto.  Ejemplo: la elección de un proceso diferente para purificar el agua da como resultado tiempos totalmente diferentes en la construcción de una planta de tratamiento de aguas.

La constructabilidad se refiere a la optimización de los procesos de construcción y se puede realizar a lo largo de todo el proyecto. Ejemplo: un cambio en el sistema de encofrado puede hacer que nos tome menos tiempo para el proceso de concreto.

4. Trabajar sobre-tiempo. Es uno de los métodos más aplicados por los ingenieros a cargo de los proyectos y es utilizado para realizar aceleraciones no tan dramáticas.  La desventaja de este tipo de aceleración es que a medida que se aumentan las horas de trabajo, la productividad del trabajador baja considerablemente.

5. Aumento de turnos de trabajo.  Esta es talvez la aceleración más dramática que existe y sólo es utilizada cuando el impacto de la penalidad o incentivo para el contratista es muy grande.

6. Ofrecimiento de incentivos a los trabajadores.  Siendo que el contratista muchas veces tiene un incentivo por acabar un proyecto antes de tiempo, esto se traduce también en bonos e incentivos para los trabajadores.  Con los incentivos puede mejorar la productividad de los trabajadores.

7. Aumentar trabajadores sin aumento de turno. Cuando se aplica este método, muchas veces se atenta contra la seguridad y resulta en improductividad.  A veces no es posible hacerlo por lo reducido de los espacios.

8. Adquirir equipos especiales para acelerar los trabajos.  Ejemplo: la adquisición de un equipo de mayor capacidad.

9. Mejorar la supervisión del equipo del proyecto.  A veces es necesario hacer cambios en el equipo del proyecto si se detecta que no tiene los líderes o recursos humanos idóneos.

10. Mejora en las comunicaciones del proyecto.  Sucede que, sin darnos cuenta, la demora en la respuesta de una consulta técnica (RFI) o la demora de una autorización para proceder con la ejecución de alguna actividad hace que el proyecto sufra —a la larga— impactos en el tiempo total.

Tomar la decisión de acelerar un proyecto implica muchísimos impactos que a veces no podremos anticipar.  Pero una cosa es cierta, mientras más temprana sea identificada la necesidad de acelerar el proyecto, más opciones tendremos para hacerlo y los costos podrán ser menores.

Referencia: Construction Project Scheduling and Control. 2nd edition. Saleh Mubarak

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Más artículos en: www. metacontrol.com.pe/articles.html

SOY PROGRAMADOR… ¿DEBERÍA CERTIFICAR?

programador, certificación de un programador

Es o no importante la certificación para un programador?

Por: Felix Soto Morales

Mi vida educativa y profesional siempre fue marcada por un lema “Aprendes, sabes, entonces lo haces BIEN”.  Traducción simple: “el que sabe, sabe y punto”.  Siguiendo ese dicho durante años en mi mente, siempre me bastó tratar de ser muy bueno en lo que hago sin importarme si tenía o no títulos, diplomas, certificados, etc.  Tan es así, que hasta hace poco no tenía la más mínima idea de donde estaba mi Título otorgado por la Universidad de la que egresé tras cinco años de estudio.  Tampoco tengo ningún certificado de cuanto curso tomé para aprender.  Si alguien me refutaba simplemente ponía el ejemplo : “¿Acaso necesitas tener un certificado para hablar inglés?  Si lo hablas bien, ¿alguien te va a pedir un certificado?” Y claro, es un buen argumento.

Ahora déjenme relatar la importancia de certificarse, llevando el ejemplo a lo que actualmente me dedico.  Como leen líneas arriba, tengo dos certificados importantes en lo que se refiere a consultoría de productos Oracle Primavera.  Hace un par de años, cuando no tenía estos certificados ¿sabía lo mismo?, ¿trabaja en lo mismo?, ¿cobraba lo mismo?.  Las respuestas a esas preguntas son SÍ, SÍ y NO.  Efectivamente, antes cobraba menos, en todo caso no me sentía muy seguro de cobrar lo que cobro ahora.  Los certificados no son sólo un reconocimiento de la entidad que lo emite, sino también ante la sociedad en que nos movemos, pero sobre todo un reconocimiento para nosotros mismos, para sentirnos mejores y para motivarnos.  Creo que ese papelito sirve para darnos cuenta de lo que valemos (laboralmente hablando).

En algunas ocasiones mis alumnos me dicen que quieren obtener mis certificados, lo que les contesto es que lean bien; éstos son para consultores que implementarán Primavera en empresas.  Si quieres ser consultor, bienvenida la competencia; pero si eres un programador que trabaja en una empresa, los certificados que te corresponden y que deberías tener alguno de ellos, son: el PSP Planning & Scheduling Professional, otorgado por el AACE (Asociation for the Advancement of Cost Engineering), un instituto de gran prestigio; o el PMI-SP otorgado por el PMI Project Management Institute que no necesita presentación.  Ambos reconocen al que tiene habilidades en las herramientas de programación más allá del software utilizado.

¿Tienes dudas sobre a cuál aplicar? En un próximo post te explicaré las ventajas y desventajas  entre uno y otro certificado.

PLANNER O SCHEDULER?

article written by felix soto

Planner o Scheduler?

Por: Felix Soto Morales

De los 19 de años que tengo en el mundo de la construcción siempre he escuchado en los diferentes proyectos de muchas empresas constructoras el término planner para referirse a la persona del staff del proyecto que se dedica a elaborar y actualizar el cronograma del proyecto (usualmente Primavera). Y en realidad, este es más bien un scheduler.

Los planner son las personas que tienen en cuenta los objetivos del proyecto y son capaces de identificar cuáles son las actividades necesarias para completarlo (es la parte pensante). Y con actividades no me refiero sólo a las constructivas, sino a qué equipos serán utilizados, qué tecnología, qué fuerza laboral, dónde adquirir los materiales o equipos más relevantes, mejoras de metodologías de trabajo  y un largo etc. ¿Hay realmente un solo planner en el proyecto? Pues no. Empieza a contar: el gerente del proyecto, el jefe de proyecto, el jefe de área, el capataz o jefe de grupo y muchos otros (incluyendo al scheduler) están haciendo constantemente trabajos de planificación.

Ahora bien, el scheduler es la persona que analiza la ruta crítica, coloca restricciones, ve los efectos de los calendarios, prueba la lógica, nivela el cronograma, reporta avance, dibuja las curvas S y los histogramas y otro largo etc. Por supuesto un Scheduler también hace planeamiento, es decir es normalmente también un planner. Sin embargo un planner puede no ser scheduler.

Cuando se busca trabajo en este rubro en el extranjero se suele colocar “planner/scheduler” para buscar la posición de programador. Si colocan solo “planner”, obtendrán resultados de trabajos que no necesariamente están buscando.

Ya lo saben, la próxima vez que busquen un planner, no se confundan y digan que necesitan un scheduler o si lo quieren en español: un programador.